É utilizado dentro das ferramentas da gestão da qualidade como um plano de ação, por exemplo, na ferramenta do ciclo PDCA. Portanto, é uma lista onde serão respondidas perguntas específicas, a fim de definir uma atividade, solucionar um problema ou tomar decisões. Em qualquer situação, pode-se utilizar esta ferramenta.

Existem outras variações da sigla como 5W1H ou 5W3H, mas todas podem ser implementadas da mesma forma.

Como utilizar a 5W2H?

Inicialmente, deve-se definir com clareza os problemas a serem resolvidos. Assim, as pessoas de uma empresa podem fazer uma reunião e lançar as suas ideias.

Depois é necessário realizar uma estratégia para que o planejamento seja eficaz e por último, responder as perguntas necessárias.

A sigla 5W2H, vem do inglês e significa:

What? (O quê?)

Dentro de um projeto, no caso da resolução de um problema, deve-se definir um objetivo, ou seja, o que será feito para que algo seja resolvido ou realizado?

Ex.: Problema: Mal atendimento dos Funcionários

Why? (Porquê?)

Nesta pergunta, deve-se responder por que serão executadas tais ações.

Ex.: Por que os clientes acreditam que estão tendo um atendimento de má qualidade?

Funcionários não sabem informar valores, não apresentam as possibilidades do produto, são grosseiros, ficam conversando.

Where? (Onde?)

Será respondido o local onde deve-se resolver o problema, por exemplo.

Ex.: Empresa de Vendas de Eletrodomésticos.

When (Quando?)

Determinar o período ou tempo em que será resolvido.

Ex.: Prazo de um mês para solucionar o problema no setor de vendas.

Who(Quem?)

Informa-se quem será o reponsável pela resolução do problema.

Ex.: Gerente de Vendas.

How (Como?)

Será definido um método para a resolução do problema.

Ex.: Treinamento com os funcionários; Penalizações por mal atendimento ou Comissão por vendas.

How Much (Quanto?)

Será definido o custo para a resolução do problema.

Ex.: Treinamento dos Funcionários R$ 1000,00 (caso o curso seja realizado por outra empresa).